THE STORY

I mitten av 90-talet träffades två grabbar på ett företag i Växjö som sålde CAD-system (datorstödd konstruktion). Den ena el-ingenjör, den andra säljare. Medan den skarpe el-ingenjören alltmer inriktade sig på att utveckla programvara på kammaren, fanns den allt annat än lugna säljaren sällan på kontoret - tiotusentals mil avverkades för att besöka så många tilltänkta kunder som möjligt.

De korta stunder som ändå förlades hemma på kontoret, användes till att rusa in till el-ingenjören och tjata om ny funktionalitet som säljaren upptäckt behövdes ute hos någon kund i en mycket avlägsen avkrok av landet, oftast djupt inne i de mörka Småländska skogarna.

Ingenjören svarade nästan undantagslöst att "nu får du väl ge dig, det där går inte att lösa", men morgonen efter fanns funktionen på plats...

Det är så vi fortfarande jobbar. Vi letar ständigt efter bättre och effektivare sätt att lösa en arbetsuppgift på för våra kunder. När vi 2009 kontaktades av Södra att ta fram deras nya köpsystem - utan att vi hade en susning om hur det funkade i skogen - valde vi att gå riktigt grundligt tillväga. Åtskilliga timmar, dagar, veckor och år senare har använts flitigt att sätta ihop det vi nu kallar Skoglig CRM - FOREST CRM CONCEPT.

Givetvis innehåller detta inte en enda programkodrad av det som utvecklats tillsammans med våra kunder - som nu senast Köparportalen hos SCA Forest, utan vi har i vanlig ordning börjat om från ruta ett ("kill your darlings"). Allt för att få det exakt som vi vill ha det.

Nu - år 2016 - har vi äntligen kommit i mål och för första gången lanserar vi ett eget system, där vi själva äger all kod. Och för första gången kommer vi därför ha möjlighet att sälja ett system med månadsprenumeration, vilket skapar möjligheter att starta i en mycket liten skala.

Om du nu inte vill prenumerera, finns vi förstås fortfarande till hands för ditt projekt. Hör av dig för att diskutera vidare!

Och framförallt: Välkommen till Sveriges (och världens!) första riktiga skogliga CRM-system!

Så här började det...

I grunden är FORESTCRM tänkt att vara ett verktyg för att underlätta vardagen för alla virkesköpare. Efter snart 7 år med skogliga virkesköpare som målgrupp kan vi konstatera att det är lätt att känna sympati med alla dessa köpare, som känner stress med alla sina bollar som är i luften samtidigt och samtidigt ska svara upp mot ibland ganska tuffa köpmål. Och ju mer av processen köparen har att ansvara för, desto fler bollar och högre stressnivå. Det finns alltså utmaningar.

Man kan sammanfatta de största utmaningarna så här:

  • Det är konkurrens om vem som får köpa skogsägarens virke - men ofta finns inte tid eller process att arbeta proaktivt och "ligga före"
  • Köparna känner stress att hinna med vardagen som den är - och komma ihåg givna löften att återkoppla till markägare (kanske flera år framåt i tiden)
  • Ägarstrukturen av skogsfastigheter är komplex och affärskritisk information finns i flera olika system - som inte alltid nåbar i alla lägen
  • Affärsledningen har oftast superkoll på kontrakterade volymer - men nästan noll koll på affärer som är på gång

Ambitionen med FORESTCRM är verkligen att hitta extra tid som gömmer sig lite här och där under vardagsarbetet; när man tar fram en kontaktlista för nästa vecka eller skogsdagen nästa lördag, när man kontaktar en markägare och potentiell leverantör, när man bokar ett skogsbesök, när man förbereder sig inför en skogsrunda med ägaren, när man på något vis lägger en påminnelse till sig själv att komma ihåg vad som sades eller när nästa kontakt ska tas (kanske flera år fram!) och att lika naturligt dra igång andra verktyg utan att behöva klicka för mycket och ange markägarens information igen, och igen...

Den här "extra" tiden som du sparar ska du givetvis använda för riktigt affärsarbete: fler besök per vecka, fler affärer. Svårare än så är det inte.

FORESTCRM - Hur kom det sig?

Södra Skog

Våren 2010 blev vi kontaktade av Södra Skog som frågade om vi, med lång erfarenhet av sälj och CRM, kunde tänka oss att göra en skoglig variant av CRM - ett Köpstöd som utgick från standardsystem - Microsoft Outlook och Microsoft Dynamics CRM. Eftersom vi var en av de första i Sverige som börjat vara konsulter på Microsofts nya CRM-system "Dynamics CRM" redan 2005, kände vi att vi hade förutsättningarna att lyckas. Men vi underskattade totalt komplexiteten i skogen och relationerna kring ägande av skog. Fortfarande idag tror vissa andra leverantörer av CRM-system att det är enkelt att hantera relationer mellan markägare och fastigheter. Adderar man information om t ex kontrakt, åtgärder, planer, avdelningar, in- och utbetalningar, inmätningar, fakturor och allt annat som behövs för ett effektivt köparbete och inte har nödvändig respekt för dels komplexiteten, dels omfattningen av data helt enkelt, har man ett problem som definitivt "kommer att gå åt skogen"...

Fallet Nytt Köpstöd på Södra Skog höll på att gå just i den riktningen. Inte för att vi inte klarade av att skapa själva systemet - det tog "bara" lite längre tid och vi och Södra Skog hade en tillräckligt ödmjuk inställning för att vi verkligen skulle lära oss att förstå skogliga processer och relationer på riktigt och Södra Skog förstå att best-practise säljprocesser faktiskt skulle kunna göra susen även i skogliga verksamheter.

Problemet var istället ambitionsnivån. Det nya systemet skulle erbjuda stöd för allt arbete, från skogsdagar till kontraktering. När systemet skulle lanseras var det dessutom ganska oerfarna områdeschefer som skulle leda införandet. Dessa hade dels en begränsad chefserfarenhet (man hade precis omorganiserat och många chefer var nya på sin tjänst), dels en mycket låg datamognad. Just dessa områdeschefer skulle införa ett brett systemstöd för flera delprocesser.

Detta orkade man givetvis inte med. Först efter många besök och utbildningar runt om på områdeskontoren, insåg man problematiken. Men precis när det såg som värst ut lanserades ett smart kartverktyg där köparen med hjälp av en iPad kunde skapa förslag och kontrakt. Helt plötsligt fick köparen ett mycket enkelt gränssnitt som fullständigt drog nytta av all den enorma datamängden och informationen vi byggt upp i CRM. Kartverktyget hade inte kunnat användas utan CRM, så arbetet var ju inte på något sätt ogjort. Men det var först när vi paketerade funktionen, som detta blev en framgångsrik vändning.

Mellanskog

Vi hade lärt oss läxan när projektet med Mellanskog startade. Det blev en riktigt smal men spetsig leverans av skogligt CRM till Mellanskog, i stort sett ett mobilt kartstöd och möjlighet till fånga nya affärsmöjligheter. Lanseringen blev också mycket lyckad.

SCA Skog

SCA Skog kom sedan in med "dunder & brak". De presenterade en stor vision att ha en "Köparportal" klar inom tre år. Nu var vi själva riktigt varma i kläderna och på bara några månader var första versionen lanserad till alla köpare, köpchefer och affärsledning. En komplett portal med allt köparen behöver fanns på plats. Den har förfinats efterhand, men redan från start fanns en unik möjlighet att söka efter lämpliga bestånd att avverka i Lantmäteriets laserdata tillhands för köparen. Tänk dig en kombinerad sökfråga där både information om markägaren, ägarskap och laserbestånd används - möjligheterna blir sammantaget enorma!

Till slut

Till slut inser vi att allt vi har lärt oss skulle kunna innebära affärsfördelar för så många fler. Vi har under dessa år givetvis också lärt oss hur man inte borde göra. Så vi började helt enkelt om från ruta ett och gjorde vår egen version av skogligt CRM. Vi lade till ett flertal olika sätt att för ett skogsföretag att få del av vårt paket; både prenumeration och licens.

"FORESTCRM - ett skogligt CRM-system som ger fler virkesaffärer", var fött.

Vad är egentligen FORESTCRM?

FORESTCRM är ett verktyg som erbjuder ett sätt att jobba i "tidig" bearbetningsfas, det vill säga före man tar fram ett kontrakt eller förslag. Det vi kunnat konstatera är att det faktiskt är på ganska många olika ställen i den arbetsrutinen som vi kan spara tid för köparen. Summerat kan man räkna med att få ihop en tidsbesparing på upp till en halv dag - ibland ännu mer - bara genom att använda FORESTCRM. Vi hjälper virkesköparen att strukturera och prioritera alla moment som rör affärsarbetet i denna tidiga fas, genom att förfina jobbet du ändå sköter i Outlook till att bli ännu effektivare.

FORESTCRM är de facto ett nytt system - men det kommer inte att kännas så. Vi drar nytta av de samordningsvinster som bara IT-system kan göra genom att lagra information centralt så att fler personer kan hjälpas åt i den utsträckning som önskas, automatisera moment du kanske skulle gjort "för hand" och på en bild presentera information som du kanske normalt administrerar i flera system samt fullständigt ta bort dubbelarbete.

Övergripande kan nyttan med FORESTCRM beskrivas så här:

  • Outlook är ett system du redan kan - minimal startsträcka
  • Skoglig information på ett ställe - slipper leta
  • Smarta urval - arbeta proaktivt och ligg före
  • Besök och komihåglappar - koll på affärsläget

Outlook

Om vi säger att vi ska "spara tid" för köparen, kan vi inte börja med att lägga "utbildning av nytt system" som en våt filt över vardagen. Startsträckan måste vara extremt kort. Det är ingen överdrift att säga att varje införande av nytt system som inte direkt kan ge nytta och spara tid, skjuter återbetalningen av investeringen rejält framåt och äventyrar användningen av systemet helt. Eftersom ditt företag kommer att lägga en del pengar på investeringen av FORESTCRM vore det en katastrof.

FORESTCRM körs inuti Outlook - ett system du redan kan, vilket ger minimal startsträcka.

Skoglig information

Säg att du vill förbereda ett besök och det var något år sedan du senast var i kontakt med markägaren. Det kanske till och med var en tidigare köpare som ansvarade för markägaren. För att inte vara helt oinsatt vid besöket behöver du lägga tid på att leta, fråga och ställa samman information. Det kan vara information om t ex om markägaren, vilka fastigheter som ägs, eventuella tidigare kontrakt, åtgärder enligt plan och så vidare.

I FORESTCRM kommer du, direkt i Outlook, ha tillgång till en sådan sammanhållen bild utan att leta. Skulle du sedan vilja se detaljer är det enkelt att hoppa till det system som ger dig alla detaljer, t ex kontraktssystem, karta osv.

Smarta urval

Det är en sak att spara tid på "reaktivt" arbete, dvs när markägare tar kontakt med köparen och försöka prioritera arbetsveckan efter det. Här kan man som nämnts tidigare tjäna mycket tid. Men ett strukturerat proaktivt arbete, dvs att själv välja ut de markägare som ger störst chans till affär, är något helt annat. Om köparen redan från början vet att det borde finnas intresse och det finns relevanta behov för era tjänster, kan processer som går snabbare mot avslut och med mindre hinder på vägen, startas. Det betyder givetvis att tid sparas för var och en av dessa processer. Totalt sett blir det stora tidsbesparingar sett över ett eller flera år. Multiplicera med antalet köpare och du kommer att inte att ha svårt att motivera en förändring till ett mer proaktivt arbetssätt.

Nu ska man inte sticka under stol med att det ofta kan vara svårt att genomföra en sådan förändring. Men utan ett systemstöd kommer det att bli omöjligt. Att enkelt använda ett visst filter, få ett urval och starta bearbetning - givetvis med Outlook som gränssnitt - är med FORESTCRM fixat med ett fåtal knapptryckningar, vilket gör förändringen mycket mindre svår. Om er organisation redan arbetar proaktivt; grattis - ni får ett systemstöd som passar som hand i handsken!

Vi ska inte heller glömma skogsdagarna. Alla som är inblandade i planering och genomförandet vet att ett strukturerat arbetssätt med skogsdagar ger fler affärer, men vet också att det är mycket tid som behöver läggas för att det ska bli bra. Tid som kanske inte finns för stunden.

FORESTCRM har ett väl utbyggt stöd som automatiserar många moment och sparar tid.

Besök och komihåglappar

Att träffa en markägare på ICA, att se behov på grannfastigheten vid en skogsrunda, att notera behov som inte just kan avtalas - ja, listan kan göras lång med tillfällen då man vill - och måste - komma ihåg. Inte minst om man råkar säga "jag ringer dig efter jul"; då har man ju avgett ett slags löfte att återkomma! Att glömma bort eller notera på vältbricka, post-itlapp, parkeringsbiljett (kreativiteten är enorm...) är inte gångbart i längden. För eller senare kommer ett sånt system att krascha med mycket tid och varumärke i potten. Och frågan är hur man prioriterar i ett system med post-itlappar eller - hemska tanke - bara finns i köparen huvud?

Egentligen är det enkelt att spara både tiden att leta och strukturera och ändå vara säker på att uppfylla givna löften. Om man blir ännu lite vassare på Outlook standard, t ex att använda uppgifter som komihåglappar, trycka på "CRM-knappen" för viktiga mejl och för besöksbokningar, räcker det faktiskt att jobba på som vanligt och ändå dra nytta av fördelarna med FORESTCRM.

FORESTCRM kommer att påminna dig när det är dags att ta tag i en kontakt och ge dig en sammanhållen bild på hur veckan ser ut. Detta är i själva verket också starten till att kunna börja prioritera sitt arbete. Det kanske inte är någon mening att ta en kopp kaffe med Svea nu - även om hon ringer - utan istället bjuda på wienerbröden när det är dags att gallra till våren?

Och pratar vi prioritering, finns mycket tid att spara. Men börja lite försiktigt; du kommer att bli förvånad hur mycket tid du kan använda till verkliga, aktuella affärer i stället.

Pay-back

Exempel

Förutsättning: 75 köpare som sparar 4 timmar i veckan under 45 arbetsveckor och som kostar 300 kr per timme. Besparing i reda pengar blir 4 miljoner kronor per år.